Intr-o firma, timpul se pierde adesea din lucruri aparent mici. Un angajat cauta un document, altul verifica un stoc, iar cineva din contabilitate asteapta informatii pentru un raport. Luate separat, aceste situatii nu par grave. Repetate zilnic, ele pot afecta serios ritmul de lucru.
Pe masura ce o companie creste, apar tot mai multe date de gestionat. Comenzile, facturile, produsele, clientii si informatiile despre angajati trebuie pastrate intr-un mod usor de urmarit. Daca fiecare departament foloseste alte fisiere sau programe, apar rapid diferente intre informatii.
Aici poate deveni util un ERP, mai ales pentru firmele care vor sa aiba procese mai clare. Un astfel de sistem poate aduna datele importante intr-un singur loc si poate face legatura dintre activitatile companiei. Astfel, oamenii nu mai trebuie sa caute aceleasi informatii in mai multe aplicatii. Un avantaj important este vizibilitatea. Managerul poate vedea mai usor ce se intampla in firma, fara sa astepte ca fiecare departament sa pregateasca separat cate un raport.
Mai putin timp pierdut intre departamente
Atunci cand informatia este organizata intr-un singur sistem, departamentele pot lucra mai usor impreuna. O comanda introdusa de echipa de vanzari poate fi urmarita mai departe de depozit, iar datele necesare pot ajunge automat acolo unde sunt necesare.
Un exemplu poate fi New PEAKS, o solutie care poate ajuta firmele sa reuneasca diferite activitati intr-un singur mediu de lucru. Ideea nu este doar de a avea un program nou, ci de a reduce numarul de pasi inutili din activitatea de zi cu zi. Un beneficiu este reducerea introducerii repetate a acelorasi date. Cand o informatie este introdusa o singura data si poate fi folosita in mai multe zone, scade si riscul ca cineva sa o scrie gresit intr-un alt fisier.
In functie de modul in care este configurat sistemul, pot fi urmarite activitati precum:
- Preluarea si gestionarea comenzilor clientilor.
- Evidenta produselor aflate in stoc.
- Urmarirea facturilor si a incasarilor.
- Generarea unor rapoarte pentru conducere.
- Gestionarea informatiilor despre furnizori.
- Evidenta datelor administrative ale companiei.
Un mod mai simplu de a controla activitatea
O companie nu are nevoie doar de date, ci si de o imagine clara asupra lor. Atunci cand cifrele sunt imprastiate, este dificil sa vezi unde apar problemele. Un sistem ERP poate reuni informatiile si poate oferi o imagine mai usor de urmarit asupra activitatii.
Pentru conducere, acest lucru poate insemna decizii mai rapide. In loc sa astepte informatii de la mai multe persoane, managerul poate consulta datele disponibile in sistem. Astfel, poate observa mai usor ce produse se vand, unde apar intarzieri sau ce activitati necesita mai multa atentie. Nu toate firmele au nevoie de aceleasi functii. O companie de servicii poate pune accent pe clienti si proiecte, in timp ce o firma de comert poate avea nevoie de un control mai strict al stocurilor.
Un sistem bine organizat poate ajuta si la:
- urmarirea mai atenta a comenzilor
- verificarea stocurilor disponibile
- identificarea activitatilor care consuma prea mult timp
- pregatirea rapoartelor interne
- pastrarea unei evidente mai clare a documentelor
- coordonarea mai buna intre echipe
Adaptarea sistemului la dimensiunea companiei
O firma mica poate porni de la cateva nevoi de baza. Poate avea nevoie sa urmareasca vanzarile, facturile si clientii, fara sa introduca procese complicate. Pentru o astfel de companie, un sistem simplu si usor de folosit poate fi mai valoros decat o platforma foarte complexa.
Pe masura ce afacerea creste, apar alte cerinte. Numarul de angajati se mareste, apar noi departamente, volumul comenzilor creste, iar managerii au nevoie de mai multe date. In acest punct, un sistem care poate fi extins devine foarte important. Testarea inainte de implementare poate evita si alte probleme. Echipa poate observa daca interfata este usor de inteles, daca informatiile sunt organizate logic si daca sistemul se potriveste cu modul real de lucru.
Pentru o implementare mai buna, firma poate urmari cateva aspecte:
- numarul actual de utilizatori
- numarul estimat de utilizatori in urmatorii ani
- procesele care trebuie automatizate
- nivelul de pregatire digitala al echipei
- posibilitatile de integrare cu alte programe
- suportul oferit dupa implementare
Tehnologia trebuie sa ajute oamenii, nu sa ii incurce
Un sistem digital bun nu ar trebui sa faca munca mai complicata. Scopul sau este sa reduca activitatile repetitive si sa ii ajute pe angajati sa se concentreze asupra lucrurilor importante. De exemplu, timpul economisit prin automatizarea unor rapoarte poate fi folosit pentru clienti sau pentru rezolvarea unor probleme reale.
Un alt lucru important este monitorizarea rezultatelor. Dupa implementare, managerii pot urmari daca timpul de lucru scade, daca apar mai putine erori si daca informatiile sunt mai usor de gasit. Daca anumite functii nu sunt folosite, acestea pot fi reevaluate. Daca apar noi nevoi, sistemul poate fi ajustat. Digitalizarea nu trebuie privita ca un proiect care se termina in ziua instalarii.
Alegerea unui sistem de management trebuie privita ca o investitie in modul de lucru al firmei. Nu conteaza doar cate functii are un program, ci cat de bine se potriveste cu nevoile reale ale companiei. Un sistem potrivit poate aduce mai multa ordine, mai putin timp pierdut si un control mai bun asupra activitatii de zi cu zi.
